Office & Workplace Manager – Paris & Lyon

Job description

Dans le cadre de la gestion de nos bureaux répartis sur 3 sites au sein de Paris intra muros ainsi qu’un site à Lyon, nous recherchons un(e) Office & Workplace Manager pour piloter l’ensemble des services aux occupants, garantir une expérience collaborateur et client de premier plan, et assurer le bon fonctionnement opérationnel de nos espaces.

Vous encadrez une équipe de 2 collaborateurs et êtes responsable de l’ensemble des services généraux, de l’accueil des visiteurs, de la coordination des événements internes et clients ainsi que du pilotage des prestataires intervenant sur les différents sites.

Vous contribuez à faire des bureaux un lieu de travail attractif, performant et représentatif de l’image de l’entreprise, en veillant à l’homogénéité de l’expérience collaborateur sur l’ensemble des sites, à Paris comme à Lyon.



Vos missions

Management d’équipe

• Encadrer, accompagner et développer une équipe de 2 collaborateurs.
• Organiser la répartition des activités et assurer la continuité de service sur l’ensemble des sites.
• Définir les priorités, suivre les objectifs et accompagner la montée en compétences de l’équipe.

Gestion opérationnelle des sites

• Garantir le bon fonctionnement quotidien des 3 sites parisiens et du site lyonnais.
• Superviser les prestations d’accueil, de maintenance, de sécurité, de propreté, de courrier et de services aux occupants.
• Assurer le suivi des incidents et coordonner les interventions techniques sur l’ensemble du périmètre.
• Être l’interlocuteur privilégié des gestionnaires d’immeubles et propriétaires.

Workplace & Employee Experience

• Veiller à la qualité de l’environnement de travail et à la satisfaction des collaborateurs.
• Assurer un niveau d’excellence dans les services proposés aux équipes et aux visiteurs.
• Suivre les usages des espaces de travail et contribuer à l’optimisation de l’occupation des locaux.
• Mesurer la satisfaction des collaborateurs concernant les espaces, les services et l’expérience sur site.

Événementiel interne et clients

• Accompagner les équipes internes dans l’organisation de réunions, séminaires, conférences, cocktails ou événements clients.
• Garantir une expérience irréprochable pour les participants et les clients reçus sur site.
• Assurer la coordination avec les prestataires événementiels et les équipes internes concernées.

Gestion des fournisseurs et des contrats

• Sélectionner, négocier et piloter les prestataires.
• Suivre les contrats, les indicateurs de performance et les engagements de service.
• Mesurer la performance des fournisseurs et mettre en place des plans d’amélioration continue.
• Assurer le suivi de la qualité des prestations, du respect des délais, des coûts et des niveaux de service attendus.

Pilotage, indicateurs et amélioration continue

• Définir, suivre et analyser les indicateurs clés liés à la gestion des sites et à l’expérience collaborateur, notamment le taux d’occupation des locaux afin d’identifier les leviers d’optimisation des espaces et la mesure des délais de résolution des tickets relatifs aux problèmes rencontrés dans les locaux.
• Assurer un reporting auprès des parties prenantes internes.

Gestion budgétaire

• Élaborer et suivre le budget des services généraux et des événements.
• Contrôler les dépenses et identifier les opportunités d’optimisation.
• Assurer le suivi administratif et financier des contrats et prestations.
• Contribuer à l’optimisation des coûts liés aux sites, aux services et aux fournisseurs.

Santé, Sécurité et Conformité

• Veiller au respect des obligations réglementaires et des normes de sécurité.
• Coordonner les exercices d’évacuation et les contrôles réglementaires.
• Participer à la mise en œuvre des politiques santé, sécurité et environnement.
• S’assurer de la conformité des pratiques sur l’ensemble des sites, à Paris comme à Lyon.

Projets

Le poste pourra également inclure le pilotage ou la contribution à des projets transverses par exemple :

• suivi de travaux sur un site existant ;
• optimisation ou réaménagement d’espaces de travail ;
• accompagnement d’un déménagement ou d’une réorganisation de site ;
• mise en place d’un nouveau format d’événement interne ou client.